the MAZE · MAZE.AI · kantoorregister

Het Kantoorregister: waarom, wat en hoe

Een uitleg voor de notaris en de kandidaat-notaris. Geen technische handleiding — die is er ook — maar het antwoord op drie vragen: waarom zou een kantoor dit willen, wat is het precies, en hoe werkt u ermee van dag tot dag.

J. Konstapel, Leiden · 21 september 2026 · proefversie · het register staat op maze.swarp.nl/ai/kantoor · technische handleiding: maze.swarp.nl/handleidingen/ai

In één alinea. Het Kantoorregister is een vraag-en-antwoordsysteem dat één belofte doet en die belofte kan bewijzen: het verzint nooit iets. Op elke vraag geeft het één van drie antwoorden — dit is vastgesteld door een notaris op deze datum; dit staat in de kast van het kantoor, hier is het stuk; of: hierover is niets vastgesteld. Een taalmodel mag meedenken, maar zijn tekst staat altijd apart, grijs, onderaan, met het opschrift "voorstel — geen antwoord". Vaststellen is een handeling van een notaris, met naam, datum en eigen sleutel, en die handeling is achteraf niet te wissen of te wijzigen. Het is een register, geen chatbot.

1. Waarom — het probleem dat het oplost

Elk kantoor heeft een kast: modelakten, kantoorrichtlijnen, eerdere oplossingen voor lastige gevallen, de uitleg die een ervaren collega ooit gaf en die nu in iemands hoofd of in een mailwisseling zit. De vraag van een medewerker — "hoe doen wij dit bij een levering met een erfdienstbaarheid?" — wordt beantwoord uit die kast, of uit het geheugen, of, steeds vaker, door een AI-assistent die vloeiend en overtuigend antwoordt en soms iets verzint.

Voor de meeste beroepen is een verzonnen zin een ongemak. Voor het notariaat is het een aansprakelijkheidsrisico. U kunt een assistent die 99 van de 100 keer goed antwoordt niet gebruiken als u niet weet welke keer de honderdste is — en juist een vloeiende assistent laat dat niet zien.

Het Kantoorregister keert dat om. Het geeft nooit een antwoord dat het niet kan aanwijzen. Als de kast leeg is, zegt het dat, en die leegte wordt genoteerd als werk voor het kantoor. Als er iets staat, laat het het stuk zien mét herkomst: welk bestand, welke versie, wie het toeliet, wanneer. En als een notaris ooit heeft vastgesteld "dít stuk beantwoordt déze vraag", dan is dat het antwoord — met naam en datum, en controleerbaar.

Wat dat oplevert: een kast die vragen beantwoordt in plaats van alleen documenten te bewaren; kennis van de ervaren collega die het kantoor niet verlaat als de collega dat wel doet; een werkvoorraad die zichzelf samenstelt uit de vragen waarop de kast nog geen antwoord had; en bij elk antwoord een spoor dat een auditor, een tuchtrechter of uzelf over vijf jaar kan nalopen.

2. Wat — de vier antwoorden en de vier tabbladen

De antwoordkaart

Elke vraag krijgt kaarten met een vaste opbouw. Bovenaan een statusbalk in een vaste kleur en vaste bewoording; daaronder de inhoud; daaronder de herkomstregel; daaronder een knop "Keten" die de volledige verantwoording toont.

GEATTESTEERD Vastgesteld antwoord — een notaris van uw kantoor heeft vastgelegd dat dit stuk deze vraag beantwoordt. Naam en datum staan erbij. Dit is het sterkste antwoord dat het systeem kent.
AFGELEID Uit de kantoorkast — er staat een stuk in de kast op de plaats waar deze vraag naartoe wijst. Het stuk wordt getoond met zijn herkomst. Niemand heeft nog vastgesteld dat het het antwoord is; dat kunt u nu doen. Lijkt het stuk weinig op de vraag, dan staat er een amberen band: "Zwakke plaatsing — controleer of dit uw vraag beantwoordt."
VACATURE Hierover is niets vastgesteld in de kast. — geen verontschuldiging, een feit. De vraag komt op de vacaturelijst.
VOORSTEL Voorstel van het taalmodel — geen antwoord. — altijd onderaan, altijd grijs. Handig om te lezen, nooit iets om op te bouwen.

Elke kaart kan als PDF worden afgedrukt, mét de keten. Die afdruk is precies de gecontroleerde kaart; er is geen tweede weg waarlangs iets naar buiten kan.

De vier tabbladen

Vraag. Eén veld, een rechtsgebied naar keuze, en de kaarten. Dit is waar medewerkers de hele dag zijn.

Vacatures. De vragen waarop de kast geen antwoord had, per rechtsgebied, met hoe vaak ze gesteld zijn en door wie het laatst. Dit is de agenda van degene die de kast vult. Vanuit elke vacature: "Stuk toevoegen".

Kast. Hier neemt u stukken op. Alleen met een receipt: bronbestand, versie, wie (uit uw sleutel) en datum (nu). Na opname ziet u waar het stuk in het net is geland en wat er omheen staat. Een stuk dat er al is, wordt nooit overschreven — een nieuwe versie is een nieuw stuk.

Register. Alle vaststellingen, doorzoekbaar op vraag, persoon en datum. "Keten controleren" loopt de hele reeks na: elke regel draagt de vingerafdruk van de vorige, dus een ontbrekende of gewijzigde regel valt door de mand. "Mijn handtekeningen controleren" laat u nagaan dat alle regels die met uw sleutel zijn getekend, ook echt van uw sleutel zijn.

Sleutel. Aanmelden met uw kantoorsleutel. Wie mag wat: medewerkers vragen en lezen; notaris en kandidaat-notaris stellen vast en nemen op.

3. Hoe — aan de slag

STAP 1 · SLEUTELS (EENMALIG, TIEN MINUTEN)Het kantoor krijgt een beheersleutel. Daarmee maakt u onder Sleutel → "Beheer: rol toekennen" per persoon een kantoorsleutel aan: een wachtwoordzin van ten minste twaalf tekens, de naam, de rol (notaris of medewerker) en de kantoornaam. De sleutel zelf wordt nergens bewaard — alleen een vingerafdruk ervan — dus bewaar hem zoals u een wachtwoord bewaart. Een sleutel die kwijt is, trekt u in; de oude handtekeningen in het register blijven geldig.

STAP 2 · DE KAST VULLEN (EEN MIDDAG, DAARNA BIJ GELEGENHEID)Begin niet met alles. Neem het rechtsgebied waar de meeste vragen over komen en zet daar de twintig stukken in die het vaakst nodig zijn: modelakten, de kantoorrichtlijn, de standaardtoelichting aan cliënten, een paar uitgewerkte lastige gevallen. Elk stuk krijgt een naam die medewerkers zouden gebruiken ("Modelakte levering met erfdienstbaarheid v3"), de tekst of een samenvatting die de vraagkant moet vinden, het bronbestand en de versie.

STAP 3 · VRAGEN STELLEN ZOALS U ZE AAN EEN COLLEGA STELT"Welke vormvereisten gelden bij een testament met een tweetrapsmaking?" — gewone taal, Nederlands of Engels. U ziet binnen enkele seconden de kaart. Kijk naar de status vóór u naar de inhoud kijkt: dat is de gewoonte die dit systeem vraagt en die het beloont.

STAP 4 · VASTSTELLENIs een afgeleid stuk inderdaad het antwoord op de gestelde vraag, en bent u notaris of kandidaat-notaris, dan drukt u op "Vaststellen…". U krijgt eerst letterlijk te zien wat wordt vastgelegd: de vraag in haar canonieke vorm, het adres, het stuk, uw naam, de datum en de vingerafdruk van uw sleutel. Pas de tweede knop "Vaststellen" schrijft de regel. Vanaf dat moment krijgt iedereen op het kantoor bij dezelfde vraag het groene antwoord met uw naam. Stelt een collega later iets anders vast voor dezelfde vraag, dan blijven beide regels zichtbaar; de recentste geldt.

STAP 5 · DE VACATURELIJST ALS WEEKAGENDAEén keer per week kijkt degene die de kast beheert naar de vacatures: welke vragen bleven onbeantwoord, hoe vaak. De vraag die vijf keer gesteld is, verdient een stuk. Na opname en vaststelling verdwijnt de vacature.

4. Wat het niet is

Geen authentieke akte, geen wettelijke vorm. Het register stelt vast wat in de kast staat en wie dat wanneer bevestigde. Het vervangt geen akte, geen protocol, geen repertorium en geen enkele wettelijke vormvereiste. Het is een hulpmiddel bij de voorbereiding, niet een deel van de rechtshandeling.

Geen juridisch oordeel. "Afgeleid" betekent: dit stuk staat op deze plaats. Of het stuk juist is en of het in dit geval van toepassing is, beoordeelt u. Het systeem bewijst herkomst; u bewijst betekenis.

Geen chatbot. Het taalmodel mag een voorstel doen en doet dat onderaan, grijs. Wie het voorstel als antwoord gebruikt, gebruikt het systeem tegen zijn ontwerp in.

5. Eerlijk over de proefversie

De kast is besloten, de inbedding niet. Kantoorstukken zijn alleen vindbaar met een sleutel van uw eigen kantoor; ze verschijnen niet in het gedeelde net, niet op de hoofdpagina, niet in de bruggen of het gesprek. Maar om het adres van een stuk te berekenen wordt de tekst (of de samenvatting die u opgeeft) eenmalig ingebed door een externe dienst (OpenAI). Zet daarom in de proef geen stukken in de kast met persoonsgegevens van cliënten of andere vertrouwelijke inhoud: modelakten, richtlijnen en geanonimiseerde casussen wel. Een lokaal inbeddingsmodel — waarmee ook die grens vervalt — is de volgende bouwstap.

Gemeten, niet beloofd. Met een kantoorsleutel kijkt het systeem eerst in de eigen kast: de vraag wordt tegen alle stukken van het kantoor gelegd, en een goede treffer gaat vóór alles uit het gedeelde net. In de eerste end-to-end-test (drie stukken, vijf vragen in gewone taal door een medewerker) werden vier van de vijf stukken gevonden; de vijfde vraag, waarover geen stuk in de kast zat, kreeg het dichtstbijzijnde stuk met de amberen band "zwak". Op tweehonderd encyclopedievragen zonder kast is het 71 tot 78 procent. Een proef met een echte kast van honderden stukken is de meting die ontbreekt; het testverslag staat in de repository (maze/ai/kantoor-toets.md).

Snelheid. Een antwoord duurt twee tot vijf seconden. Dat is trager dan een chatbot, omdat het systeem meer doet dan tekst produceren: het zoekt, controleert, en weigert wat het niet kan aanwijzen.

Onder de motorkap, voor wie het wil weten. De regels waaraan het antwoord voldoet (afgeleid ⇒ het staat in de kast; vacature ⇒ er staat niets; geattesteerd ⇒ er is een registerregel én het stuk staat er) zijn niet als beleid opgeschreven maar als stellingen bewezen en machinaal gecontroleerd, en de draaiende code is tegen die stellingen getoetst. Dat is de reden dat "verzint nooit iets" hier geen slogan is maar een eigenschap. De technische verantwoording staat in het whitepaper op maze.swarp.nl/ai/whitepaper.

6. Wat wij van een proefkantoor vragen

Eén rechtsgebied, twintig stukken, drie mensen (een notaris of kandidaat-notaris, twee medewerkers), vier weken.
Stel vragen zoals ze echt gesteld worden, en stel vast wat klopt. Elke vaststelling is een meetpunt.
Meld wat ontbreekt: een stuk dat niet gevonden werd terwijl het er stond, een verkeerde treffer, een vacature die er niet had moeten zijn. Dat zijn de getallen waarmee het systeem gekalibreerd wordt — in het openbaar, met een vooraf vastgelegd plan per stap.

De proef kost het kantoor tijd, geen geld, en levert een kast op die vragen beantwoordt — ook als de proef stopt: de stukken en het register zijn van het kantoor en zijn met de kantoorsleutel te exporteren (/api/ai/kantoor/export: alle stukken met receipt en alle vaststellingen, als JSON).

7. Wat er nog niet is — de stand op 21 september 2026

Dit register is een proefversie op een systeem dat zelf nog in ontwikkeling is. Wat ontbreekt, zonder omhaal: het systeem denkt niet zelf — het voorstel onderaan komt van een extern taalmodel; de plaatsing van vragen is 71–78% op encyclopedievragen en op kantoorstukken nog ongemeten; het grootboek is nog leeg, er zijn nog geen echte gebruikers; de kast is besloten (alleen met de eigen kantoorsleutel vindbaar), maar het inbedden van tekst loopt nog via een externe dienst; de dienst draait op één server. Wat er wél is, is bewezen en gemeten, en elke stap staat openbaar geboekt — ook de stappen die mislukten. Een kantoor dat meedoet, doet mee aan een meting, niet aan een afgerond product.